Neues aus dem SV-Archiv, Teil 2

Adieu, alter Aktenordner! Wie in der letzten SV-Zeitung (S. 143) versprochen, wollen wir uns diesmal ein wenig näher mit der Frage beschäftigen, wie das Archivgut nach seiner Ankunft archivmäßig verpackt wird.

In der Regel kommen die Archivalien so im Archiv an, wie sie entstanden sind. Eine Sammlung von Aktenordnern unterschiedlicher Güte mit oftmals überraschendem Inhalt. So erinnere ich mich, dass ich einmal in einer Gemeinderechnung aus dem 18. Jahrhundert eines Ludwigshafener Stadtteils blätterte, als mir plötzlich eine Gänsefeder entgegenkam. Bestimmt hat in dieser Rechnung gut zwei Jahrhunderte niemand mehr geblättert. Dies aber, nämlich blättern, das werden wir tun bei der Herrichtung von Akten für das Archiv.

Die Akten

Zunächst werden die Akten von den Ordnern befreit. Ordner nehmen viel Platz weg, sie lassen sich schlecht stapeln, sie schützen ihren Inhalt nicht vor Licht und Staub und sie enthalten Metallteile. Fort also mit dem Ordner, dessen Rückenbeschriftung wir uns aber notiert haben. Sodann wird alles aus dem Inhalt des Ordners entfernt, was nicht hineingehört, weil es dem Papier schadet, weil es in einem unpassenden Format beiliegt, weil es doppelt oder dreifach vorhanden ist usw. Das heißt, Büroklammern fliegen raus, ebenso Heftklammern, aber auch diese gelben Merkzettelchen und Klebefilmstreifen, weil der Klebstoff das Papier angreift, ebenso wie der Rost der Klammern.

Akten vorher…
… und nachher

Genauso: Klarsichthüllen! Braucht kein Mensch. Jedenfalls nicht im Archiv. Wenn Telefonnotizen sich nicht einheften lassen, wenn Faxe gebräunt, Matrizenumdrucke (Hektographien) ausgeblichen sind: Rauf auf den Kopierer, eine Weile mit Helligkeit und Kontrast gespielt, und oft kann man den Inhalt wieder erahnen. Dann wird die Kopie dem Original beigelegt. Mancher ist auch kühn, wirft das Original weg und hebt nur die Kopie auf.

Fotos sind schwierig. Hier gilt: Je älter und je schwarzweißer, desto besser. Richtige alte Silbernitratfotografien auf gutem, festem Karton sind wunderbar! Moderne Farbfotos auf Kunststoffträgern bleichen aus und die Farben verändern sich. Fotos bleiben also unter Beobachtung bis zu einer endgültigen Lösung.

Entklammert, …
… bearbeitet, …
… und fertig archiviert.

Die Akten werden nun wieder zusammengeheftet. Wenn sie bereits gelocht sind, wird einfach vorn und hinten ein Deckblatt aus archivtauglichem Papier aufgelegt und das Faszikel dann mit der grün-weißen Archiv-Patentheftung zusammengebunden. Diese Heftung besteht aus weichmacherfreiem Kunststoff und hat den Vorteil, dass man Blätter einzeln ganz sichtbarmachen und fotografieren kann, ohne sie zu entnehmen. – ungelochte Archivalien kommen je nach Größe in vierfach umklappbare Jurismappen, aus denen so leicht nichts herausfällt, oder in einfachere Archivmappen ohne Metallteile, in denen man auch Einzelblätter liegend gut lagern und separieren kann. Doch Obacht! Eine Frage ist noch zu klären: kaufmännische oder Behördenheftung? Bei der kaufmännischen Heftung werden die Bügel des Aktenordners oder des Schnellhefters aufgeklappt und das neue Schriftstück obenaufgelegt. Das Neueste liegt also beim Aufklappen des Ordners immer oben. Bei der Behördenheftung ist es umgekehrt. Der Schnellhefter wird einmal umgedreht und dann von hinten bestückt, so dass der ganze Vorgang leicht wie ein Buch nachzulesen ist. Beide Verfahrensweisen haben ihre Vorteile und Nachteile. Um uns viel unnötige Arbeit durch das zeitaufwendige und fehlerträchtige Umheften zu sparen, wird im SV-Archiv die Ordnung so belassen, wie sie vorgefunden wird.

Die fertigen Faszikel und Mappen werden abschließend je nach ihrer Beschaffenheit liegend oder stehend in Archivkartons gelegt und im Regal endgelagert. Zu den Kartons haben wir in der ersten Folge die nötigen Anmerkungen gemacht.

Noch ein paar Grundsätze bei der Arbeit:

• Verstaubtes und versandetes (vom Löschsand) Schriftgut wird, wenn überhaupt, nur trocken gereinigt, mit weichen Bürsten oder kleinen Handbesen.

• Das einzige Schreibgerät, das in die Nähe der Archivalien gelangt, ist ein Bleistift. Mit Bleistift können auch die Archivalien selbst unschädlich beschriftet werden, falls nötig. Stempel mit Archivstempelfarbe sind zulässig.

• Pflaster bereithalten! An Papier kann man sich leicht schneiden, an Heftklammern leicht stechen, und beides ist sehr unangenehm.

So werden die Arbeitsmaterialien frei von Staub …
… und Blut gehalten.

In der nächsten Folge: Nur die Bestände sind beständig – wie das ganze Zeug im Archiv eingeteilt, geordnet und durchsuchbar gemacht wird.

– Ingo Dierck (KI, BN, KA)

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